Vérifier et approuver un employé en attente

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1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Employees & Events>Pending Employees [employés et événements>employés en attente].
2. Cliquez sur l’onglet My Pending Employees [mes employés en attente].
3. Cliquez sur le lien Review and Approve [vérifier et approuver] pour l’employé que vous souhaitez vérifier/approuver.
4. Saisissez les informations sur l’employé.

   Utilisez cette page pour saisir manuellement les informations d’identification de l’employé. La saisie d’informations à cet endroit est la première étape pour compléter le profil de l’employé.

   Détails

   Prénom*

   Saisissez le prénom de l’employé

   Second prénom

   Saisissez le second prénom de l’employé

   Nom de famille*

   Saisissez le nom de famille de l’employé

   E-mail*

   Pour les nouvelles recrues, saisissez l’adresse e-mail. L’e-mail est utilisé pour les messages de notification de tâche. En fonction de vos paramètres de notification, un e-mail de bienvenue est automatiquement envoyé à cette adresse, pour informer l’utilisateur de son mot de passe. L’e-mail de bienvenue est envoyé automatiquement après la création d’un nouvel utilisateur.

   Date d’embauche

   Champ facultatif, mais recommandé pour tous les employés.

   (Si vous êtes un client de E-Verify aux États-Unis) La date d’embauche est utilisée pour générer la date d’échéance de l’administration américaine indiquée sur le tableau de bord I-9 et les règles d’expurgation qui s’appliquent aux obligations légales de votre entreprise pour conserver les formulaires I-9 dans le dossier. Si la date d’embauche du profil d’un employé est :

   • Saisie à la rubrique 2 du formulaire I-9, la date de début de l’employé est définie par défaut sur la date d’embauche du profil de l’employé.
   • Non saisie ou ne correspond pas à la date de début de l’employé indiquée à la rubrique 2 du formulaire I-9, la date d’embauche dans le profil de l’employé est mise à jour pour correspondre à celle du formulaire I-9.
   • Non saisie lorsque l’événement est lancé, la date d’échéance de l’administration américaine est basée sur la date d’effet de l’événement.

   Date de fin d’emploi

   La date de fin d’emploi peut être saisie ici ou au moyen du bouton Retire User [retirer un utilisateur]. Si la date de fin est saisie ici, vous devez choisir Retire User [retirer un utilisateur] pour annuler l’identifiant de connexion d’un employé. La date de fin est utilisée pour les règles d’archive/d’expurgation concernant l’obligation légale de votre entreprise de conserver les formulaires I-9 dans le dossier.

   ID de l’employé

   Employee_HRISID contient l’identifiant unique de l’employé dans tout autre système externe. Dans certaines entreprises, l’administration dispose d’un numéro personnel.

   Type d’authentification

   Sélectionnez :

   • Standard pour utiliser l’ID de connexion et le mot de passe de cette application afin d’authentifier l’utilisateur au moyen de l’identifiant de connexion par défaut.
   • External [externe] si votre administrateur système a configuré ce module pour utiliser le SSO (single sign-on, identification unique) et redirigez-le vers une source à l’extérieur de ce module. Si vous paramétrez des utilisateurs en vue d’une authentification externe, vous devez saisir un paramètre d’autorisation unique qui correspond à l’ID utilisateur de l’application externe à prévoir. Lorsque vous utilisez l’authentification externe, le mot de passe n’est pas conservé dans cette application.

   ID de connexion

   L’ID de connexion d’un employé est paramétré par défaut sur Prénom.Nom. L’ID de connexion défini est utilisé pour la connexion au système ainsi que dans le portail. Avec le privilège adéquat, vous pouvez modifier l’ID de connexion d’un employé.

   ID à SSO

   Saisissez un ID à SSO.

   Mot de passe

   (Requis uniquement si le type d’authentification est Standard) Saisissez un mot de passe. Le mot de passe ne doit pas contenir d’espaces. Il doit être différent de l’ID de connexion.

   Confirmation du mot de passe

   (Seulement si le type d’authentification est Standard) Saisissez de nouveau le mot de passe.

   Générer automatiquement le mot de passe

   (Seulement si le type d’authentification est Standard) Sélectionnez cette option pour permettre à cette application de créer un mot de passe aléatoire pour le nouvel utilisateur.

   Remarque : l’utilisateur reçoit le mot de passe dans son e-mail de bienvenue.

   Forcer la modification du mot de passe

   (Seulement si le type d’authentification est Standard) Sélectionnez cette option pour demander qu’un nouvel utilisateur change de mot de passe lors de sa première connexion. L’utilisateur est invité à saisir son mot de passe initial, le nouveau mot de passe, puis de confirmer le nouveau mot de passe.

   Remarque : un e-mail de bienvenue informe l’utilisateur du mot de passe initial.

   Ne pas purger

   Contrôle si l'utilisateur peut être purgé du système. S'il est sélectionné (coché), l'utilisateur ne peut pas être purgé du système.

   Profil de l’employé

   Les champs du profil de l’employé sont propres à votre organisation et sont basés sur la manière dont vous l’avez configuré lors de la mise en œuvre. Des informations personnalisées peuvent être utilisées pour :

   • Pré-remplir des formulaires (d’embauche).
   • Afficher des détails supplémentaires concernant les tâches créées pour le compte de l’employé.
   • Désigner un champ à utiliser comme critère de recherche sur la page de recherche d’employé et identifier l’employé lorsqu’il apparaît dans les résultats de la recherche.

   Votre administrateur peut également choisir quelles informations sont obligatoires.

   Différentes façons d’identifier un employé de manière unique  

   Les identifiants uniques permettent de trouver des employés dans le système via l’interface utilisateur et de créer et modifier des utilisateurs systématiquement à l’aide du service Web.

   Pour accéder à des employés à l’aide du service Web, plusieurs identifiants sont fournis, dans une optique de flexibilité et de simplicité d’utilisation. Renseignez et référencez les champs applicables pour pouvoir retrouver un employé par référence croisée dans vos autres systèmes administratifs.

   Nom du champ	Description	Obligatoire ou facultatif
   LoginID [ID de connexion]	ID de connexion tel que défini lors de la création de l’employé.	Obligatoire
   Email [e-mail]	Adresse e-mail indiquée lors de la création/mise à jour de l’employé. Cette valeur peut être limitée à un identifiant unique en tant qu’option de paramètre de configuration.  Ce champ peut être utilisé uniquement pour identifier l’employé si la valeur est unique.	Obligatoire Le champ e-mail est obligatoire par défaut. Veuillez contacter le service client pour modifier cette configuration.
   Utilisateur défini dans le profil élargi d’utilisateur ; également désigné par le terme « autre ID de l’employé »	L’autre ID de l’employé est utilisé UNIQUEMENT par l’interface utilisateur sur la page de recherche d’employés.  L’autre ID de l’employé n’est pas utilisé pour identifier un employé à l’aide des services Web.	Facultatif. Le champ est inclus dans le profil élargi d’utilisateur et rappelé sur la page de vos paramètres de configuration. Ce champ est configuré.
   SSO AuthParam	Si votre paramètre utilise Single Sign On (SSO) pour authentifier des utilisateurs, le paramètre SSOAuthparam est renseigné avec l’ID utilisateur de votre système externe (authentification).	Facultatif. Obligatoire si vous utilisez une authentification externe (et non une authentification standard). Le libellé de ce champ est défini dans votre configuration.
   Employee_HRISID	Employee_HRISID contient l’identifiant unique de l’employé dans tout autre système externe.  Dans certaines entreprises, l’administration dispose d’un numéro personnel.	Facultatif. le libellé de ce champ est défini dans votre configuration. Ce champ est visible uniquement si votre configuration a été définie. Si ce champ à la même valeur que votre champ SSO AuthParam, vous n’avez pas besoin de renseigner ces deux champs.

   Équipes

   Les employés n’appartiennent pas tous à une équipe. L’appartenance à une équipe s’applique uniquement aux employés qui fournissent des services (exécution de tâche ou supervision) à d’autres employés. Elle ne s’applique pas aux employés qui participent uniquement en tant que bénéficiaires d’événements.

   Ajouter un employé à une équipe :

   • Donne accès aux tâches d’une équipe pour les accepter ou les exécuter, via l’onglet du tableau de bord Team Tasks [tâches de l’équipe].
   • Inclut l’employé dans n’importe quelle liste de sélection d’équipes.

   Si un employé n’est pas ajouté à une équipe, il n’a pas accès à l’onglet My Tasks [mes tâches] et aux portails des événements pour chaque événement lancé pour son compte.

   Catégories attribuées

   Les employés qui bénéficient uniquement de leurs événements/tâches n’ont pas besoin de catégories d’attribution. Les employés qui réalisent des tâches pour le compte d’autres employés ont besoin de catégories d’attribution.

   La valeur de catégorie comprise entre la catégorie d’attribution et la catégorie d’événement génère des tâches au moment où l’événement est lancé. Les valeurs des catégories d’attribution déterminent à qui est attribuée la tâche (selon les règles de la définition de tâche).

   Les catégories d’attribution par défaut sont Lieu de travail, Service et Type de poste. Les catégories et valeurs de catégories sont spécifiques à votre cas particulier de mise en œuvre.

   Propriétés clés

   Les propriétés clés permettent d’identifier et de localiser des employés. Les propriétés clés sont sous-divisées en types :

   • Catégories
   • Personnes
   • Dates

   Voici des exemples de cas où des propriétés clés d’utilisateur sont utilisées en tant que critères de filtre :

   • (catégorie) si un employé travaille dans un lieu spécifique,
   • (catégorie) si un employé appartient à un certain service,
   • (personne) si un employé est géré par un employé spécifique,
   • (personne) si un employé est encadré par un employé spécifique,
   • (date) si un employé a été embauché à une certaine date (ou dans une certaine plage de dates).

   Les propriétés clés peuvent être facultatives ou obligatoires en fonction de la mise en œuvre correspondant à votre situation.

   L’ajout de propriétés clés est un processus en deux étapes :

   1. Sélectionnez le type d’information que vous souhaitez associer à l’employé.
   2. Sélectionnez la valeur de type de catégorie à appliquer.

      Pour ajouter des propriétés clés	Pour modifier les valeurs des propriétés clés
      Cliquez sur Add Category [ajouter une catégorie] pour ajouter une valeur de catégorie à l’employé dont vous traitez le dossier.	Choisissez Select [sélectionner] pour ajouter ou modifier la valeur de la catégorie. Choisissez Remove [supprimer] pour supprimer l’association à la propriété clé de l’employé du dossier traité.
      Cliquez sur Add Person [ajouter une personne] pour associer une personne à cet employé. Les personnes disponibles à la sélection sont les membres de l’équipe indiqués entre parenthèses.	Choisissez Select [sélectionner] pour ajouter ou modifier la personne de l’équipe. Choisissez Remove [supprimer] pour supprimer l’association à la propriété clé de l’employé dont vous traitez le dossier.
      Cliquez sur Add Date [ajouter une date] pour associer une date à l’employé dont vous traitez le dossier.	Choisissez d’ajouter ou de modifier la date actuelle. Choisissez Remove [supprimer] pour supprimer l’association à la propriété clé de l’employé dont vous traitez le dossier.

   Ajouter un événement

   Sélectionnez un événement professionnel pour cet employé. Les tâches sont générées sur la base des attributions d’événements et de catégories.

   Les événements s’appliquent aux nouveaux utilisateurs qui bénéficieront des tâches créées pour leur compte Les employés qui sont généralement saisis en tant que nouveaux utilisateurs sans événements professionnels sont les attributaires de tâches, les responsables et le support des systèmes internes.

   Remarques

   Saisissez des remarques et informations supplémentaires concernant l’employé.

5. Complétez la section Employee Profile [profil de l’employé].
6. (Le cas échéant) Agrandissez la section Teams [équipes] et attribuez l’employé à une équipe.
7. (Le cas échéant) Attribuez des catégories d’attribution et des propriétés clés.
8. (Le cas échéant) Agrandissez la section Add Event [ajouter un événement] et ajoutez un événement.
9. Cliquez sur Save [enregistrer].

   L’employé en attente est désormais un employé actif dans le système.